Gids voor Koninklijk Besluit 933/2021 en gastenregistratie in accommodaties (in werking getreden in december 2024)
Als u een accommodatiebedrijf beheert, heeft u waarschijnlijk gehoord over de nieuwe wet die is gepubliceerd in de Spaanse BOE (Officiële Staatscourant) dat voor heel wat ophef heeft gezorgd: Koninklijk Besluit 933/2021. Deze wetgeving stelt eisen aan de documentatie en registratie van gasten.
Het ontcijferen van juridische teksten uit de BOE kan een uitdaging zijn, dus we zijn hier om het te vereenvoudigen en een eenvoudig overzicht te bieden van de belangrijkste informatie over gastregistratie. Als u niet zeker weet wat deze wet inhoudt of hoe u uw hotel of accommodatie kunt aanpassen om te voldoen, lees dan verder: we leggen alles uit wat u moet weten.
De definitieve implementatiedatum is bevestigd: 2 december 2024.
1. Belangrijkste details van Koninklijk Besluit 933/2021
1.1 Op wie is Koninklijk Besluit 933/2021 van toepassing?
De nieuwe regels voor gastendocumentatie en registratie zijn van toepassing op alle personen en bedrijven die zich voornamelijk bezighouden met gastvrijheidsactiviteiten. Dit bevat hotels, appartementen, hostels, pensions, campings en soortgelijke instellingen.
Bovendien heeft het besluit betrekking op:
- Touroperators het aanbieden van bemiddelingsdiensten tussen horecabedrijven.
- Online platforms het faciliteren van gastvrijheidsdiensten.
1.2 Wanneer moet u hieraan voldoen?
Het voldoen aan de registratie- en communicatievereisten wordt vanaf 1 januari 2020 verplicht. 2 december 2024Vanaf deze datum worden er sancties opgelegd bij niet-naleving.
2. Nieuwe communicatievereiste: SES.HOSPEDAJES
Een van de belangrijkste wijzigingen in deze wet betreft de instelling die verantwoordelijk is voor het ontvangen van gastgegevens.
Voorheen werden de gegevens van de gastregistratie via het platform Hospederías aan de Guardia Civil of via WebPol aan de Policía Nacional doorgegeven.
Nu moeten gegevens worden gecommuniceerd naar de Ministerie van Binnenlandse Zaken via zijn SES.HOSPEDAJES-platform.
3. Wijzigingen in de verzameling van gastgegevens
De nieuwe wet bevat een aantal belangrijke wijzigingen met betrekking tot de gegevens die vereist zijn bij het inchecken:
- Uitgebreide gegevensvereisten: Instellingen moeten nu geld inzamelen 17 datapunten voor elke gast bij het inchecken (voorheen waren er slechts 9 nodig).
- Aanvullende gegevens: Sommige van de nieuwe gegevensvelden zijn niet opgenomen in standaardidentificatiedocumenten, met uitzondering van het adres als dit overeenkomt met de vaste verblijfplaats van de gast.
- Verplichte handtekeningen: Gasten van 14 jaar en ouder dienen het toegangsbewijs te ondertekenen.
- Verwijderde gegevens: De “Datum van uitgifte van het identificatiedocument” is niet langer vereist.
3.1 Gastgegevens die in 2024 moeten worden verzameld (conform RD 933/2021):
- Voornaam
- Achternaam
- Tweede achternaam
- Geslacht
- Identificatiedocumentnummer
- Documentondersteuningsnummer
- Soort document (bijv. identiteitskaart, paspoort, verblijfsvergunning)
- Nationaliteit
- Geboortedatum
- Volledig adres (gewone verblijfplaats)
- Stad (gewone verblijfplaats)
- Land (gewone verblijfplaats)
- Vast telefoonnummer
- Mobiele telefoonnummer
- E-mailadres
- Aantal reizigers
- Relatie tussen reizigers (indien minderjarigen inbegrepen zijn)
4. Territoriale toepassing van Koninklijk Besluit 933/2021
Deze wetgeving geldt voor heel Spanje. Er zijn echter uitzonderingen voor Catalonië en Baskenland, waarbij gastgegevens nog steeds moeten worden ingediend bij:
- Mossos d'Esquadra (Catalonië)
- ertzaintza (Baskenland)
Als uw bedrijf zich in een van deze regio's bevindt, raadpleeg dan onze gidsen:
- “Gastregistratie in Catalonië (2024)”
- “Gastregistratie in Baskenland (2024)”
5. Sancties en overtredingen onder Koninklijk Besluit 933/2021
Vanaf 2 december 2024 zal het niet naleven van de verplichtingen voor gastregistratie resulteren in boetes. De ernst en het type overtredingen worden gedefinieerd onder Organische wet 4/2015 over de veiligheid van burgers.
5.1 Soorten overtredingen en boetes
Kleine overtredingen (boetes tussen € 100 en € 600):
- Fouten of tekortkomingen in het gastregistratieproces.
- Vertraagde communicatie van vereiste gegevens.
Ernstige overtredingen (boetes tussen € 601 en € 30,000):
- Het niet bijhouden van de vereiste gastengegevens.
- Weglaten van verplichte mededelingen.
6. Veelgestelde vragen over Koninklijk Besluit 933/2021 en gastregistratie
6.1 Is gastregistratie verplicht?
Ja, gastenregistratie is verplicht om veiligheidsredenen. RD 933/2021 vereist het verzamelen van 17 gastgegevenspunten en het indienen hiervan bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken via SES.HOSPEDAJES.
6.2 Kan ik gegevens blijven indienen bij Hospederías of WebPol?
Nee, vanaf 2 december 2024 moeten gegevens uitsluitend via SES.HOSPEDAJES worden aangeleverd.
6.3 Kan ik het incheckproces automatiseren?
Ja, veel instellingen hebben dit proces al geautomatiseerd om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en wachttijden te verkorten.
6.4 Wanneer moeten de invoergegevens worden ingediend bij SES.HOSPEDAJES?
Volgens RD 933/2021 moeten gastgegevens binnen 24 uur na de volgende datum worden ingediend:
- Het vastleggen van een reservering of contract.
- De start van de gecontracteerde dienst.
6.5 Als ik op AirBNB publiceer, komen zij dan aan deze verplichting tegemoet?
Nee. Zoals we al zeiden, heeft deze verplichting tot communicatie gevolgen voor zowel platforms als hosts. Airbnb zal de autoriteiten gegevens verstrekken over uw reserveringen, maar u zult deze informatie ook zelf aan hen moeten doorgeven.
6.6 Ik huur op seizoensbasis. Moet ik ook aan deze verplichting voldoen?
Hoewel deze wet erg nieuw is en nog niet door de overheid is bevestigd, zijn wij van mening dat, Als u digitale platforms zoals AirBNB gebruikt, moet u gasten registreren, ook als u seizoensverhuur aanbiedt.