Guide du Décret Royal 933/2021 et Enregistrement des Clients dans les Hébergements (Entrée en vigueur en décembre 2024)
Si vous gérez une entreprise d'hébergement, vous avez probablement entendu parler de la nouvelle loi publiée au BOE espagnol (Journal officiel de l'État) qui a fait beaucoup de bruit : le décret royal 933/2021. Cette législation établit les exigences en matière de documentation et d'enregistrement des invités.
Il peut être difficile de déchiffrer les textes juridiques du BOE. Nous sommes donc là pour vous simplifier la tâche et vous fournir un aperçu simple des informations clés concernant l'enregistrement des clients. Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'implique cette loi ou de la manière d'adapter votre hôtel ou votre hébergement pour vous y conformer, continuez à lire : nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir.
La date finale de mise en œuvre a été confirmée : 2 décembre 2024.
1. Principaux détails du décret royal 933/2021
1.1 À qui s'applique le décret royal 933/2021 ?
Les nouvelles réglementations sur la documentation et l'enregistrement des invités s'appliquent à toutes les personnes et entreprises dont l’activité principale est l’hôtellerie et la restauration. Ceci comprend hôtels, appartements, auberges, maisons d'hôtes, campings et établissements similaires.
En outre, le décret s'étend également à :
- Tour opérateurs offrant des services intermédiaires entre les entreprises du secteur de l'hôtellerie.
- Plateformes en ligne faciliter les services d'accueil.
1.2 Quand devez-vous vous conformer ?
Le respect des exigences d'enregistrement et de communication devient obligatoire à partir de 2 décembre 2024A compter de cette date, le non-respect sera passible de sanctions.
2. Nouvelle exigence de communication : SES.HOSPEDAJES
L’un des changements les plus importants de cette loi concerne l’institution responsable de la réception des données des clients.
Auparavant, les informations d'enregistrement des invités étaient transmises à la Guardia Civil via la plateforme Hospederías ou à la Police Nationale via WebPol.
Désormais, les données doivent être communiquées à l' ministre de l'Intérieur via ses Plateforme SES.HOSPEDAJES.
3. Modifications apportées à la collecte de données sur les clients
En vertu de la nouvelle loi, plusieurs mises à jour importantes ont été apportées concernant les données requises lors de l'enregistrement :
- Exigences étendues en matière de données : Les établissements doivent désormais collecter 17 points de données pour chaque invité lors de l'enregistrement (auparavant, seuls 9 étaient nécessaires).
- Donnée supplémentaire: Certains des nouveaux champs de données ne sont pas inclus dans les documents d'identification standard, à l'exception de l'adresse lorsqu'elle correspond à la résidence habituelle du client.
- Signatures obligatoires : Les visiteurs âgés de 14 ans et plus doivent signer le registre d’entrée.
- Données supprimées : La « Date de délivrance du document d’identification » n’est plus requise.
3.1 Données clients à collecter en 2024 (conformément au RD 933/2021) :
- Prénom
- Nom de famille
- Deuxième nom de famille
- Genre:
- Numéro de document d'identification
- Numéro de support du document
- Type de document (par exemple, carte d'identité, passeport, permis de séjour)
- Nationalité
- Date de naissance
- Adresse complète (résidence habituelle)
- Ville (Résidence habituelle)
- Pays (Résidence habituelle)
- Numéro de téléphone fixe
- Numéro de téléphone portable
- Adresse Mail
- Nombre de voyageurs
- Relation entre les voyageurs (si des mineurs sont inclus)
4. Application territoriale du décret royal 933/2021
Cette législation s'applique dans toute l'Espagne. Il existe toutefois des exceptions pour Catalogne; et du Pays Basque, où les données des clients doivent continuer à être soumises à :
- Mossos d'Esquadra (Catalogne)
- Ertzaintza (Pays Basque)
Si votre établissement est situé dans ces régions, consultez nos guides :
- « Enregistrement des invités en Catalogne (2024) »
- « Enregistrement des invités au Pays Basque (2024) »
5. Sanctions et infractions prévues par le décret royal 933/2021
À compter du 2 décembre 2024, le non-respect des obligations d'enregistrement des invités entraînera des sanctions. La gravité et le type d'infractions sont définis ci-dessous. Loi organique 4/2015 sur la sécurité des citoyens.
5.1 Types d'infractions et d'amendes
Infractions mineures (amendes entre 100 et 600 €) :
- Erreurs ou lacunes dans le processus d’enregistrement des invités.
- Communication retardée des données requises.
Infractions graves (amendes entre 601 et 30,000 €) :
- Défaut de tenue des registres obligatoires des invités.
- Omission de communications obligatoires.
6. FAQ sur le décret royal 933/2021 et l'enregistrement des invités
6.1 L’enregistrement des invités est-il obligatoire ?
Oui, l'enregistrement des invités est obligatoire pour des raisons de sécurité. Le RD 933/2021 exige la collecte de 17 points de données des invités et leur soumission au ministère de l'Intérieur via SES.HOSPEDAJES.
6.2 Puis-je continuer à soumettre des données à Hospederías ou à WebPol ?
Non, à partir du 2 décembre 2024, les données devront être soumises exclusivement via SES.HOSPEDAJES.
6.3 Puis-je automatiser le processus d’enregistrement ?
Oui, de nombreux établissements ont déjà automatisé ce processus pour rationaliser les opérations et réduire les temps d’attente.
6.4 Quand les dossiers d'entrée doivent-ils être soumis à SES.HOSPEDAJES ?
Conformément au RD 933/2021, les données des clients doivent être soumises dans les 24 heures suivant :
- La réservation ou la formalisation du contrat.
- Le début du service contractuel.
6.5 Si je publie sur AirBNB, est-ce qu'ils accompliront cette obligation pour moi ?
Non. Comme nous l'avons déjà mentionné, cette obligation de communication concerne à la fois les plateformes et les hôtes. Airbnb fournira aux autorités des données sur vos réservations, mais vous devrez également leur communiquer cette information par vous-même.
6.6 Je loue en saison. Dois-je également remplir cette obligation ?
Bien que cette loi soit très nouvelle et n'ait pas encore été confirmée par l'administration, nous considérons que, si vous utilisez des plateformes numériques comme AirBNB, vous devrez enregistrer les invités même si vous louez en location saisonnière.
