Guide sur le décret royal 933/2021 et l’enregistrement des clients dans les établissements d’hébergement (entrée en vigueur en décembre 2024)
Si vous gérez un établissement d’hébergement, vous avez probablement entendu parler de la nouvelle loi publiée au BOE (Journal officiel de l’État espagnol) qui a fait beaucoup de bruit : le décret royal 933/2021. Cette législation établit les exigences en matière de documentation et d’enregistrement des clients.
Il peut être difficile de déchiffrer les textes juridiques du BOE, c’est pourquoi nous sommes là pour vous simplifier la tâche et vous fournir un aperçu clair des informations essentielles concernant l’enregistrement des clients. Si vous n’êtes pas sûr de ce que cette loi implique ou de la manière dont votre hôtel ou votre établissement d’hébergement doit s’y conformer, poursuivez votre lecture : nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir.
La date finale de mise en œuvre a été confirmée : le 2 décembre 2024.
1. Principales dispositions du décret royal 933/2021
1.1 À qui s’applique le décret royal 933/2021 ?
Les nouvelles réglementations relatives à la documentation et à l’enregistrement des clients s’appliquent à toutes les personnes physiques et morales dont l’activité principale est l’hébergement. Cela inclut les hôtels, les appartements, les auberges, les chambres d’hôtes, les campings et les établissements similaires.
En outre, le décret s’étend également aux :
- Tour-opérateurs offrant des services d’intermédiaire entre les entreprises d’hébergement.
- Les plateformes en ligne facilitant les services d’hébergement.
1.2 Quand devez-vous vous mettre en conformité ?
Le respect des obligations d’enregistrement et de communication devient obligatoire à compter du 2 décembre 2024. À compter de cette date, tout manquement sera passible de sanctions.
2. Nouvelle obligation de communication : SES.HOSPEDAJES
L’un des changements les plus importants de cette loi concerne l’institution chargée de recevoir les données des clients.
Auparavant, les informations relatives à l’enregistrement des clients étaient transmises à la Guardia Civil via la plateforme Hospederías ou à la Policía Nacional via WebPol.
Désormais, les données doivent être communiquées au ministère de l’Intérieur via sa plateforme SES.HOSPEDAJES.
3. Modifications apportées à la collecte des données des clients
En vertu de la nouvelle loi, plusieurs modifications importantes ont été apportées aux données requises lors de l’enregistrement :
- Exigences supplémentaires en matière de données : Les établissements doivent désormais collecter 17 données pour chaque client lors de l’enregistrement (contre 9 auparavant).
- Données supplémentaires : certaines des nouvelles données ne figurent pas sur les documents d’identité standard, à l’exception de l’adresse lorsqu’elle correspond à la résidence habituelle du client.
- Signatures obligatoires : les clients âgés de 14 ans et plus doivent signer le registre d’entrée.
- Données supprimées : La « date de délivrance du document d’identité » n’est plus requise.
3.1 Données à collecter sur les clients en 2024 (conformément au RD 933/2021) :
- Prénom
- Nom
- Deuxième nom de famille
- Sexe
- Numéro du document d’identité
- Numéro du document justificatif
- Type de document (par exemple, carte d’identité, passeport, permis de séjour)
- Nationalité
- Date de naissance
- Adresse complète (résidence habituelle)
- Ville (résidence habituelle)
- Pays (résidence habituelle)
- Numéro de téléphone fixe
- Numéro de téléphone portable
- Adresse électronique
- Nombre de voyageurs
- Lien entre les voyageurs (si des mineurs sont inclus)
4. Application territoriale du décret royal 933/2021
Cette législation s’applique à l’ensemble du territoire espagnol. Toutefois, il existe des exceptions pour la Catalogne et le Pays basque, où les données des clients doivent continuer à être transmises aux autorités suivantes :
- Mossos d’Esquadra (Catalogne)
- Ertzaintza (Pays basque)
Si votre établissement est situé dans ces régions, consultez nos guides :
- « Enregistrement des clients en Catalogne (2024) »
- « Enregistrement des clients au Pays basque (2024) »
5. Sanctions et infractions en vertu du décret royal 933/2021
À compter du 2 décembre 2024, le non-respect des obligations d’enregistrement des clients entraînera des sanctions. La gravité et le type d’infractions sont définis dans la loi organique 4/2015 sur la sécurité des citoyens.
5.1 Types d’infractions et amendes
Infractions mineures (amendes comprises entre 100 et 600 €) :
- Erreurs ou lacunes dans le processus d’enregistrement des clients.
- Communication tardive des données requises.
Infractions graves (amendes comprises entre 601 € et 30 000 €) :
- Non-conservation des registres obligatoires des clients.
- Omission des communications obligatoires.
6. FAQ sur le décret royal 933/2021 et l’enregistrement des clients
6.1 L’enregistrement des clients est-il obligatoire ?
Oui, l’enregistrement des clients est obligatoire pour des raisons de sécurité. Le décret royal 933/2021 exige la collecte de 17 données sur les clients et leur transmission au ministère de l’Intérieur via SES.HOSPEDAJES.
6.2 Puis-je continuer à transmettre les données à Hospederías ou WebPol ?
Non, à compter du 2 décembre 2024, les données devront être transmises exclusivement via SES.HOSPEDAJES.
6.3 Puis-je automatiser le processus d’enregistrement ?
Oui, de nombreux établissements ont déjà automatisé ce processus afin de rationaliser leurs opérations et de réduire les temps d’attente.
6.4 Quand les registres d’entrée doivent-ils être transmis à SES.HOSPEDAJES ?
Conformément au RD 933/2021, les données des clients doivent être transmises dans les 24 heures suivant :
- La réservation ou la formalisation du contrat.
- Le début du service contracté.
6.5 Si je publie sur AirBNB, cette obligation sera-t-elle remplie pour moi ?
Non. Comme nous l’avons déjà mentionné, cette obligation de communication concerne à la fois les plateformes et les hôtes. Airbnb fournira aux autorités les données relatives à vos réservations, mais vous devrez également leur communiquer ces informations de votre propre initiative.
6.6 Je loue à la saison. Dois-je également remplir cette obligation ?
Bien que cette loi soit très récente et qu’elle n’ait pas encore été confirmée par l’administration, nous considérons que, si vous utilisez des plateformes numériques telles qu’Airbnb, vous devrez enregistrer vos clients même si vous louez à la saison.