Gids voor Koninklijk Besluit 933/2021 en gastenregistratie in accommodaties (van kracht vanaf december 2024)
Als u een accommodatiebedrijf beheert, heeft u waarschijnlijk gehoord over de nieuwe wet die in het Spaanse staatsblad
(BOE) is gepubliceerd en voor veel opschudding heeft gezorgd: Koninklijk Besluit 933/2021. Deze wetgeving stelt eisen aan de documentatie en registratie van gasten.
Het ontcijferen van wetteksten uit het BOE kan een hele klus zijn, dus we hebben de belangrijkste informatie over de registratie van gasten voor u op een rijtje gezet. Als u niet zeker weet wat deze wet inhoudt of hoe u uw hotel of accommodatie hieraan moet aanpassen, lees dan verder. We leggen u alles uit wat u moet weten.
De definitieve implementatiedatum is bevestigd:
2 december 2024.
1. Belangrijkste details van Koninklijk Besluit 933/2021
1.1 Voor wie geldt Koninklijk Besluit 933/2021?
De nieuwe regelgeving inzake gastendocumentatie en -registratie is van toepassing op
alle personen en bedrijven die zich voornamelijk bezighouden met gastvrijheidsactiviteiten. Dit omvat
hotels, appartementen, hostels, pensions, campings en soortgelijke instellingen.
Daarnaast is het besluit ook van toepassing op:
- Touroperators die bemiddelingsdiensten aanbieden tussen gastvrijheidsbedrijven.
- Online platforms die gastvrijheidsdiensten faciliteren.
1.2 Wanneer moet u aan de regels voldoen?
De naleving van de registratie- en communicatievereisten wordt verplicht vanaf
2 december 2024. Vanaf die datum worden sancties opgelegd bij niet-naleving.
2. Nieuwe communicatievereiste: SES.HOSPEDAJES
Een van de belangrijkste wijzigingen in deze wet is de instelling die verantwoordelijk is voor het ontvangen van gastgegevens.
Voorheen werden de registratiegegevens van gasten via het Hospederías-platform aan de Guardia Civil of via WebPol aan de Policía Nacional doorgegeven.
Nu moeten de gegevens worden doorgegeven aan het
ministerie van Binnenlandse Zaken via het
SES.HOSPEDAJES-platform.
3. Wijzigingen in het verzamelen van gastgegevens
Onder de nieuwe wet zijn er verschillende belangrijke wijzigingen met betrekking tot de gegevens die bij het inchecken moeten worden verzameld:
- Uitgebreide gegevensvereisten: Accommodaties moeten nu bij het inchecken 17 gegevenspunten voor elke gast verzamelen (voorheen waren er slechts 9 vereist).
- Aanvullende gegevens: Sommige van de nieuwe gegevensvelden staan niet op standaardidentiteitsdocumenten, met uitzondering van het adres wanneer dit overeenkomt met de gewone verblijfplaats van de gast.
- Verplichte handtekeningen: Gasten van 14 jaar en ouder moeten het registratieformulier ondertekenen.
- Verwijderde gegevens: De “Datum van afgifte van het identificatiedocument” is niet langer vereist.
3.1 Gastgegevens die in 2024 moeten worden verzameld (volgens RD 933/2021):
- Voornaam
- Achternaam
- Tweede achternaam
- Geslacht
- Identiteitsdocumentnummer
- Ondersteunend documentnummer
- Type document (bijv. identiteitskaart, paspoort, verblijfsvergunning)
- Nationaliteit
- Geboortedatum
- Volledig adres (gewone verblijfplaats)
- Plaats (gewone verblijfplaats)
- Land (gewone verblijfplaats)
- Vaste telefoonnummer
- Mobiel telefoonnummer
- E-mailadres
- Aantal reizigers
- Relatie tussen reizigers (indien minderjarigen aanwezig)
4. Territoriale toepassing van Koninklijk Besluit 933/2021
Deze wetgeving is van toepassing in heel Spanje. Er zijn echter uitzonderingen voor
Catalonië en het
Baskenland, waar de gegevens van gasten moeten worden doorgegeven aan:
- Mossos d’Esquadra (Catalonië)
- Ertzaintza (Baskenland)
Als uw accommodatie in deze regio’s ligt, raadpleeg dan onze handleidingen:
- “Gastenregistratie in Catalonië (2024)”
- “Gastenregistratie in Baskenland (2024)”
5. Sancties en overtredingen krachtens Koninklijk Besluit 933/2021
Vanaf 2 december 2024 worden sancties opgelegd bij niet-naleving van de verplichtingen inzake gastenregistratie. De ernst en het type overtredingen worden bepaald in
Organieke wet 4/2015 inzake burgerveiligheid.
5.1 Soorten overtredingen en boetes
Kleine overtredingen (boetes tussen € 100 en € 600):
- Fouten of tekortkomingen in het gastenregistratieproces.
- Vertraagde mededeling van vereiste gegevens.
Ernstige overtredingen (boetes tussen € 601 en € 30.000):
- Het niet bijhouden van de vereiste gastenregistraties.
- Het nalaten van verplichte mededelingen.
6. Veelgestelde vragen over Koninklijk Besluit 933/2021 en gastenregistratie
6.1 Is gastenregistratie verplicht?
Ja, gastenregistratie is verplicht om veiligheidsredenen. RD 933/2021 vereist dat 17 gegevens van gasten worden verzameld en via SES.HOSPEDAJES aan het ministerie van Binnenlandse Zaken worden doorgegeven.
6.2 Kan ik gegevens blijven doorgeven aan Hospederías of WebPol?
Nee, vanaf 2 december 2024 moeten gegevens uitsluitend via SES.HOSPEDAJES worden doorgegeven.
6.3 Kan ik het incheckproces automatiseren?
Ja, veel instellingen hebben dit proces al geautomatiseerd om de werkzaamheden te stroomlijnen en de wachttijden te verkorten.
6.4 Wanneer moeten de toegangsgegevens worden ingediend bij SES.HOSPEDAJES?
Volgens RD 933/2021 moeten de gegevens van gasten binnen 24 uur worden ingediend na:
- De reservering of het sluiten van het contract.
- Het begin van de gecontracteerde dienst.
6.5 Als ik op AirBNB publiceer, zullen zij dan deze verplichting voor mij nakomen?
Nee. Zoals we al hebben vermeld, geldt deze verplichting tot mededeling zowel voor platforms als voor verhuurders. Airbnb zal de autoriteiten gegevens over uw reserveringen verstrekken,
maar u moet deze informatie ook zelf aan hen doorgeven.
6.6 Ik verhuur op seizoensbasis. Moet ik ook aan deze verplichting voldoen?
Hoewel deze wet nog erg nieuw is en er nog geen bevestiging is van de overheid, zijn wij van mening dat
als u gebruikmaakt van digitale platforms zoals Airbnb, u gasten moet registreren, ook als u op seizoensbasis verhuurt.
